Tietosuojaseloste SEN:n Ketko-kurssirekisteristä

Rekisterinpitäjä

Suomen Ekumeeninen Neuvosto (SEN)
Eteläranta 8
PL  210
00131 Helsinki

Yhteyshenkilö

Viestintä- ja toimintakoordinaattori
sen(at)ekumenia.fi
+358 40 637 1244

Rekisterin nimi

Suomen Ekumeenisen Neuvoston Ketko-kurssirekisteri.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käytetään Suomen Ekumeenisen Neuvoston yhteydenpitoon Kansainvälisen ja Ekumeenisen Toiminnan Koulutusohjelman (Ketko) kurssilaisten kanssa. Kurssilaisille lähetetään tietoa Ketkon järjestelyjä koskien, heille voidaan lähettää myös muuta tietoa SEN:n toiminnasta, suomalaisesta ja kansainvälisestä ekumeniasta ja tapahtumakutsuja kurssin aikana.

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ( EU-tietosuoja-asetus artika 6 kohta 1 a.).

Tietoja käsittelevät kurssin järjestäjät: ketkosihteerit (Helsingissä ja Joensuussa), ketkokoordinaattori ja SEN:n viestintä- ja järjestökoordinaattori.

Rekisterien henkilöryhmät ja tietosisältö

Rekisterissä ovat kurssilaisten:

·         nimi

·         kirkkokunta/taustataho

·         ikä

·         mahdolliset ruoka-aineallergiat

·         yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite).

Kurssilla käytetään sähköistä oppimisympäristöä, johon kirjautuminen ei vaadi kurssilaiselta henkilötietojen antamista. Oppimisympäristöön tallentaan kurssitehtäviä ja siellä käydään kurssiin liittyvää keskustelua kurssilaisten kesken. Näihin tietoihin pääsevät käsiksi ketkosihteerit ja ketkokoordinaattori.

Henkilötietojen säilytys ja -aika

Henkilötietoja säilytetään kurssin ajan (syys- ja kevätlukukausi). Kurssilaisten nimet säilytetään kurssitodistuksissa, joita säilytetään SEN:n toimistolla sitä varten, että kurssilainen voi tarpeen vaatiessa pyytää uuden todistuksen.

Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa salasanoin suojatuissa tietokoneissa. Vain SEN:n työntekijöillä on pääsy palvelimelle, jolla tietoja säilytetään.

Tietolähteet

Henkilötiedot liitetään rekisteriin kurssilaisen ilmoittautuessa ketko-kurssille. Rekisteriä säilytetään Google Drive palvelussa. Ilmoittautumisten keräämiseen käytetään Google Forms-lomaketta. Lisää Googlen tietosuojakäytänteistä voi lukea verkossa osoitteessa

Tietojen luovutukset

Kurssilaisten yhteystietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle ilman heidän suostumustaan. Kurssilaisten nimet ja kuvia voidaan julkaista kurssin aikana SEN:n verkkosivustolla ja sosiaalisen median kanavissa heidän suostumuksellaan. Kurssilaiset voivat kieltää kuvien ja nimensä julkaisun ilmoittamalla asiasta ketkosihteerille,ketkokoordniaattorille tai SEN:n viestintä- ja toimintakoordinaattorille.

Tietoja ei luovuteta EU:n alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

· Pyytää SEN:lta pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Tietojen poistaminen voi johtaa siihen, ettei kurssilainen voi suorittaa Ketko-kurssia.

· Pyytää SEN:lta häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

· Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

· Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700,